Seja físico ou digital, o holerite tem que ser entregue todos os meses. O comprovante de depósito bancário serve como recibo de pagamento, mas não substitui o holerite.

Os Acordos e Convenções Coletivas não só determinam a obrigatoriedade de a instituição de ensino fornecer mensalmente o holerite, como exigem a discriminação de todos os valores que compõem a remuneração mensal (salário base, DSR, hora-atividade, horas extras, adicional noturno, etc.). Devem constar também o valor da hora-aula e a carga horária e, no ensino superior, se houver, faixas salariais diferenciadas, inclusive aquelas definidas em eventual plano de carreira da Instituição.

Os holerites são necessários para verificar se os valores pagos estão corretos, cobrar dívidas trabalhistas, resolver problemas com a Receita Federal e na hora de solicitar a aposentadoria, razão pela qual eles devem ser guardados a vida toda e não apenas dos últimos cinco anos.
 
Holerite digital exige atenção

Em geral, o holerite digital é enviado por e-mail e/ou disponibilizado na área restrita da plataforma da instituição de ensino. Qualquer que seja o meio, é preciso que os holerites sejam baixados todos os meses e salvos numa pasta, pendrive ou na nuvem. Em primeiro lugar, para que os arquivos não sejam perdidos se houver algum problema. Além disso, os documentos ficam disponibilizados na intranet apenas temporariamente. Por fim, quando o professor sai da instituição de ensino perde de imediato o acesso ao e-mail corporativo e à plataforma e não consegue mais pegar os holerites e demais documentos.